Чтение онлайн

7. Как видно, переключатель установлен в положение с разделителями – поля разделяются запятыми или табуляцией , так как текстовые данные действительно имеют разделительный знак. При необходимости можете установить переключатель в положение фиксированная ширина полей – интервалы заполняются пробелами . Если все установлено верно, то смело нажимайте кнопку Далее . Появится следующее окно мастера импорта (рис. 4.12).

Рис. 4.12. Выберите разделитель полей

8. В появившемся окне мастера автоматически разбились поля, и определилось, какой знак служит разделителем. Вы можете использовать первую строку в качестве имен полей, установив флажок Первая строка содержит имена полей . Затем нажмите кнопку Далее , на экране появится следующий шаг мастера импорта текста.

В группе Описание поля вы можете настроить параметры каждого столбца, последовательно выбирая его в таблице-образце, расположенной в нижней части окна мастера:

• Имя поля – следует ввести название выбранного столбца;

• Тип данных – выберите тип данных для выделенного столбца,

раскрыв список;

• Индекс – выберите следующие параметры индексации поля: Нет – поле не индексируется; Да (Допускаются совпадения) – поле индексируется с допуском на совпадения; Да (Совпадения не допускаются) – поле индексируется без допуска на совпадения;

• Не импортировать (пропустить) поле – установите флажок, если не хотите импортировать выделенное поле.

9. Пусть первое поле является кодом сотрудника. Выделите первое поле, щелкнув кнопкой мыши на его заголовке. В качестве имени в поле имя поля введите Код, превратите поле в индекс, выбрав пункт Да (Совпадения не допускаются) в открывающемся списке индекс , а в качестве типа данных укажите Длинное целое .

10. Повторите операцию для всех полей. Чтобы отказаться от импорта поля, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле .

11. При нажатии кнопки Далее появляется следующее окно мастера импорта.

В данном окне вам предлагается выбрать варианты задания ключа в новой таблице.

• Автоматически создать ключ – ключ таблицы создается автоматически.

• Определить ключ – ключом будет поле таблицы, указанное вами, то есть выделенное в данный момент. Для выбора другого поля откройте список и выберите нужный вариант.

• Не создавать ключ – ключевое поле не будет создаваться в импортируемой таблице.

12. Установите переключатель в положение определить ключ и укажите ключевое поле с помощью раскрывающегося списка справа от переключателя.

13. Снова нажмите кнопку Далее , и на экране появится очередное окно мастера импорта.

14. В поле Импорт в таблицу вы можете ввести название вашей импортируемой таблицы.

15. Вы сможете выполнить анализ импортируемой таблицы после установки флажка Проанализировать таблицу после импорта данных .

16. Нажмите кнопку Готово для импортирования данных из текстового файла в базу данных Microsoft Access 2007. После импорта появится последнее окно мастера.

17. В этом окне отобразятся сообщения о результатах импорта и сообщения об ошибках, если таковые имеются. Вы можете сохранить шаги импорта, если в дальнейшем захотите повторить операцию без использования мастера импорта. Для этого установите флажок Сохранить шаги импорта .

18. Для завершения работы мастера вам осталось нажать кнопку Закрыть .

Импортировать можно не только данные из текстовых форматов. Вы также можете импортировать информацию из других распространенных форматов хранения баз данных. О том, какие форматы поддерживаются программой Microsoft Access 2007, вы узнаете в следующем разделе.

Импорт данных других распространенных форматов

Данные других форматов можно связать или, как сказано выше, импортировать. Для этого применяются следующие действия.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для импорта в нее данных из текстового файла. При выполнении импорта в новую базу данных нажмите кнопку Office , из появившегося списка выберите пункт Создать и для создания новой базы данных нажмите кнопку Новая база данных . Новая база данных не содержит форм, таблиц, отчетов.

2. Перейдите на вкладку Внешние данные (см. рис. 4.1).

3. Если вы хотите связать или импортировать данные определенного формата, следует нажать соответствующую кнопку в группе Импорт : XML-файл ; Список SharePoint ; Дополнительно – для импортирования или связывания с данными других форматов (рис. 4.13).

Рис. 4.13. Меню выбора формата импорта

Выберите нужный формат в меню:

• База данных ODBC – импортирует базу данных в формате ODBC (например, базу SQL Server) или связывается с этой базой данных;

• Документ HTML – импортирует веб-страницу или другой документ в формате HTML или связывается с файлом этого формата;

• Папка Outlook – импортирует почтовую папку программы Microsoft Outlook или связывается с этой папкой;

• Файл dBase – импортирует базу данных в формате dBase или связывается с этой базой данных;

• Файл Paradox – импортирует базу данных в формате Paradox или связывается с этой базой данных;

• Файл Lotus 1-2-3 – импортирует базу данных в формате Lotus или связывается с этой базой данных.

4. Затем импортируйте данные с помощью уже знакомого вам мастера импорта.

При правильном выполнении описанных действий импорт данных в базу Microsoft Access 2007 не должен вызывать никаких затруднений. Научившись использовать эту операцию, вы сможете импортировать данные из многих источников. В следующем разделе детально рассматриваются операции экспорта данных из базы Access 2007 в файлы с различными форматами.

В Microsoft Access 2007 можно экспортировать те форматы данных таблиц, которые здесь же можно импортировать. Иными словами, экспортироваться могут таблицы Excel, текстовые файлы, веб-страницы и данные других форматов. Практически всегда возможен экспорт параметров форматирования выбранных объектов. Это все будет описано далее. Рассмотрим экспорт баз данных Access 2007 из одной в другую.

Экспорт данных из одной базы Access в другую

Экспортировать можно структуру таблицы с данными либо просто структуру таблицы без данных, отчеты, макросы, формы, запросы, модули. При этом создается копия экспортируемого объекта в той базе данных, куда выполняется экспорт. Учтите, что нельзя экспортировать часть объекта (выделенные поля, записи), запросы в виде таблиц, спецификации импорта и экспорта, строки меню и панели инструментов, отношения между таблицами. Если вы экспортируете несколько объектов в другую базу данных, откройте конечную базу данных и импортируйте эти объекты.

Для экспорта объекта из одной базы данных Access 2007 в другую необходимо выполнить следующее.

1. Откройте желаемую для экспорта исходную базу данных Microsoft Access 2007.

При выполнении экспорта в новую базу данных выберите нужный объект в области переходов.

2. Щелкните кнопкой мыши на вкладке Внешние данные (см. рис. 4.1).

3. Нажмите кнопку Дополнительно в группе Экспорт и в раскрывшемся меню выберите пункт База данных Access (рис. 4.14).

Рис. 4.14. Меню выбора формата экспорта

4. Появится окно мастера экспорта, в котором вы можете выбрать целевой файл сохранения объекта базы данных, который будете экспортировать (рис. 4.15).

Рис. 4.15. Выбор целевого файла

5. В поле Имя файла по умолчанию указано, что база данных находится в папке Мои документы . Введите полное имя файла исходной базы или выберите базу вручную. Нажмите кнопку Обзор и в появившемся окне Сохранение файла выберите папку, в которой находится база данных. Выберите нужный файл искомой базы и нажмите кнопку Сохранить .

6. Затем в окне мастера экспорта нажмите кнопку ОК , чтобы перейти на следующий шаг (рис. 4.16).

Рис. 4.16. Окно Экспорт

7. Если вы хотите сохранить объект экспорта под другим именем, поменяйте название в текстовом. Также установите переключатель в одно из положений: Структура и данные (экспортировать структуру и данные таблицы) или Только структура (экспортировать только структуру).

8. Далее можете нажать кнопку ОК для выполнения экспорта. Однако если имя экспортируемого объекта будет совпадать с объектом конечной базы, то вам предложат либо заменить объект (нажмите на кнопку Да ), либо возвратиться в окно мастера экспорта, то есть изменить имя объекта (нажмите кнопку Нет , а после изменения имени нажмите кнопку ОК ). В случае проблем на экран выведется сообщение об ошибках. Если все завершилось без ошибок, то появится следующее окно мастера экспорта (рис. 4.17).

Рис. 4.17. Сохранение шагов экспорта

9. Вы можете установить флажок Сохранить шаги экспорта , чтобы в следующий раз не вызывать мастер экспорта, а быстро повторить операцию. После выполнения указанных действий нажмите кнопку Закрыть .

В следующем разделе будет сделан акцент на детальное изучение экспорта объектов базы данных Access 2007 в рабочую книгу Microsoft Excel.

Экспорт объектов базы данных Access 2007 в книгу Excel

Для экспорта данных в книгу Microsoft Excel из базы данных Access 2007 нужно выполнить следующее.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для экспорта из нее данных в рабочую книгу Excel. Щелкните кнопкой мыши на вкладке Внешние данные (см. рис. 4.1).

2. На вкладке показаны группы Импорт , Экспорт , Сбор данных . Нажмите кнопку Excel в группе Экспорт . В результате появится окно мастера экспорта (рис. 4.18).

Рис. 4.18. В этом окне нужно указать параметры экспорта

3. В поле Имя файла введите полное имя файла объекта исходной базы или выберите объект вручную. Нажмите кнопку Обзор и в появившемся окне Сохранение файла выберите папку, в которой находится объект базы данных (рис. 4.19).

Рис. 4.19. Окно Сохранение файла

В раскрывающемся списке Тип файла вы можете выбрать любой из следующих форматов сохранения объекта:

• Двоичная книга Excel (*.xlsb) – объект экспортируется в формате двоичной книги Excel;

• Книга Excel (*.xlsx) – объект экспортируется в обычном формате Microsoft Excel 2007;

• Книга Microsoft Excel 5.0 / 95 (*.xls) – объект экспортируется в формате предыдущих версий Excel (5.0–95);

• Книга Excel 97–2003 (*.xls) – объект экспортируется в формате предыдущих версий Excel (97–2003).

4. Для примера экспортируйте данные в стандартную книгу Excel 2007. Для этого выберите пункт Книга Excel и нажмите кнопку Сохранить .

5. При экспорте вы можете сохранить форматирование данных, установив флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием .

6. Если вы установите флажок на Открыть целевой файл после завершения операции экспорта , то конечный файл откроется после завершения операции.

7. Вы можете экспортировать только выделенные объекты, установив флажок на Экспортировать только выбранные записи . Но при этом исходный объект должен быть открытым. Если флажок снят, то экспортируются все объекты. Возможность установки флажка появляется, только если есть хоть какие-то выделенные объекты.

8. Нажмите кнопку ОК , после этого начнется экспорт объекта в Excel. Если сообщений об ошибках не появилось, значит, операция прошла успешно и появится окно мастера экспорта.

9. Вы можете установить флажок Сохранить шаги экспорта , чтобы в следующий раз не вызывать мастер экспорта, а быстро провести повтор операции. После выполнения указанных действий нажмите кнопку Закрыть .

В следующем разделе будет рассмотрен экспорт данных Access 2007 в Microsoft Word или другое приложение, которое использует файлы формата RTF.

Экспорт данных Access 2007 в документ Word

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для экспорта из нее данных в документ Word. Перейдите на вкладку Внешние данные (см. рис. 4.1).

2. На вкладке показаны группы Импорт , Экспорт , Сбор данных . Нажмите кнопку Экспорт в файл RTF в группе Экспорт . В результате появится окно мастера экспорта (рис. 4.20).

Рис. 4.20. В этом окне следует указать путь к экспортируемым данным