Чтение онлайн

Рис. 4.24. Сохранение спецификации

5. Средствами Microsoft Outlook можно автоматизировать запуск спецификации, установив флажок Создать задачу Outlook . При этом создается задача Microsoft Outlook, которая напоминает о выполнении импорта или экспорта. Поэтому автоматизация с помощью Microsoft Outlook проводится в случае регулярного импорта или экспорта. В окне задач Microsoft Outlook вы создадите новую задачу, введя, а затем сохранив определенную информацию.

6. После выполнения указанных операций нажмите кнопку Сохранить импорт или Сохранить экспорт для создания спецификации с

определенными параметрами, сохраненной в этой базе данных.

Используя информацию, представленную выше, вы научились создавать спецификации. В следующем разделе вы научитесь их использовать.

Выполнение спецификации

Для запуска сохраненной спецификации импорта или экспорта выполните следующее.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для запуска созданной спецификации. Щелкните кнопкой мыши на вкладке Внешние данные (см. рис. 4.1). Нажмите кнопку Сохраненные операции импорта или Сохраненные операции экспорта для просмотра созданных спецификаций, в результате чего появится окно Задачи управления данными , в котором отобразятся сохраненные спецификации (рис. 4.25).

Рис. 4.25. Окно Задачи управления данными

2. Выберите необходимую спецификацию. Вы также можете изменить название файла сохранения, текст описания и путь к файлу, щелкнув кнопкой мыши на тексте нужного исправления. После этого нужно нажать кнопку Выполнить , чтобы начать выполнение процедуры. Спустя несколько секунд на экране появится сообщение о завершении операции.

3. Нажмите кнопку ОК в появившемся окне с сообщением и кнопку Закрыть в окне Задачи управления данными .

На этом заканчивается знакомство с возможностями импорта и экспорта данных в программе Microsoft Access 2007. Эти операции позволяют обмениваться данными с другими приложениями, а также просто сохранить информацию на жестком диске.

В этой главе были рассмотрены операции по импорту и экспорту данных в программе Microsoft Access 2007. Они позволяют передавать данные из Microsoft Access 2007 в другие приложения, а также использовать данные, созданные в других приложениях. Прочитав эту главу, вы научились:

• импортировать данные в Microsoft Access 2007;

• использовать различные форматы данных для импорта в базу данных Access;

• связывать данные;

• экспортировать информацию из Microsoft Access 2007 в некоторые приложения Microsoft Office, указывая различные форматы файлов;

• создавать спецификации при автоматизации импорта и экспорта данных.

Использование импорта и экспорта данных необходимо, если вы работаете не только с одним приложением для хранения и обработки данных. Эти операции позволяют вам обмениваться данными между разными приложениями, что значительно повышает эффективность работы.

Создание простого запроса

Изменение запроса

Сложные запросы

Использование запроса

Резюме

В этой главе вы познакомитесь с объектом запрос и его использованием в Microsoft Access 2007; узнаете, какие бывают виды запросов, на практике рассмотрите процесс создания и изменения запросов. В итоге вы научитесь самостоятельно создавать и редактировать запросы для своих нужд.

Запрос – это обращение к данным для получения информации либо выполнения действий над ними. С помощью запросов вы сможете просмотреть, проанализировать, отредактировать данные из одной или нескольких таблиц, отсортировать определенные данные, сделать выборку по желаемым условиям, выполнить запрос из таблиц, который может пригодиться вам для составления форм и отчетов.

Существуют следующие виды запросов:

• к серверу – выборка данных с сервера;

• на выборку – выборка данных из таблиц базы данных;

• на изменение – разрешает изменять данные в таблицах (удалять, обновлять и добавлять записи);

• на автоподстановку – позволяет автоматически заполнить поля для

новой записи;

• на создание таблицы – создание новой таблицы на основе данных одной или нескольких существующих таблиц.

Рассмотрев существующие виды запросов, стоит остановиться на запросе на выборку, так как этот вид запроса используется намного чаще, чем другие.

К данным таблиц можно обратиться, затем извлечь их, выполнить какие-либо вычисления – все это осуществляется с помощью запроса на выборку. Та ким способом также можно получить любую информацию о данных, выполнить фильтрацию данных, внести данные в форму или отчет, осуществить автоматизацию управления данными.

В Microsoft Access 2007 существует четыре пути создания запросов:

• с помощью мастера запросов;

• с использованием конструктора запросов;

• в режиме SQL-редактора;

• на основе существующего фильтра.

Далее подробно будет разобран каждый из способов создания запросов.

Создание с помощью мастера

Сейчас вы узнаете, как создать простой запрос в Access 2007 с помощью мастера запросов. Для этого следует выполнить следующее.

1. Откройте желаемую базу данных.

2. Перейдите на вкладку Создание (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Вкладка Создание

3. На вкладке приведены группы Таблицы , Формы , Отчеты , Другие . Нажмите кнопку Мастер запросов в группе Другие . Откроется первое окно мастера запросов (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Первое окно мастера запросов – создаем новый запрос

4. В появившемся окне предложено четыре варианта создания запросов. Выберите вариант Простой запрос и нажмите кнопку ОК . Откроется следующее окно мастера запросов (рис. 5.3).

Рис. 5.3. В следующем окне мастера следует указать таблицу для запроса

5. Для создания запроса в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите необходимую таблицу.

148

6. Выбрав таблицу, укажите также нужные поля из списка Доступные поля . Переместите их в список Выбранные поля нажатием кнопки

(рис. 5.4).

Рис. 5.4. Выбранные поля таблицы

7. После переноса полей в правый список нажмите кнопку Далее , на экране появится окно мастера запросов (рис. 5.5).

Рис. 5.5. В этом окне мастера задается имя запроса

8. Вы можете указать название вашего нового запроса в поле Задайте имя запроса . Можете также посмотреть результаты выполнения запроса, установив переключатель в положение Открыть запрос для просмотра данных . После выполнения указанных действий переходите к следующему шагу, нажав кнопку Готово .

9. Мастер запросов завершит свою работу. При этом создастся и сохранится запрос в текущей базе данных. Вы сможете увидеть название вашего нового запроса в области переходов, а выбранные данные – в таблице главного окна (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Таблица с выбранными по запросу данными