Чтение онлайн

И, наконец, рассмотрим расширенный фильтр.

Расширенный фильтр

В расширенном фильтре условия отбора представлены более наглядно, чем в фильтре по форме. Кроме того, расширенный фильтр похож на простой запрос на выборку, работающий с одной таблицей, поэтому его можно загрузить из запроса и сохранить в виде запроса.

Итак, если вам необходимо создать расширенный фильтр, выполните следующие действия.

1. Откройте таблицу в режиме таблицы. На вкладке Главная в группе команд Сортировка и фильтр нажмите

кнопку Дополнительно , затем в появившемся меню выберите пункт Расширенный фильтр . На экране появится вкладка (или окно) создания расширенного фильтра (рис. 2.33).

Рис. 2.33. Расширенный фильтр

В нижней части окна расположена сетка конструктора. Каждый столбец сетки содержит условия на значение одного из полей таблицы. Если для таблицы уже был создан фильтр (например, фильтр по форме), то в сетке отображаются параметры этого фильтра. Однако будет рассмотрен случай, когда сетка пуста и фильтр создается «с нуля».

2. Щелкните кнопкой мыши в сетке на первой ячейке строки Поле . Выберите из списка название поля таблицы, для значений которого нужно создать условие отбора.

3. Щелкните кнопкой мыши на первой ячейке строки Сортировка . Выберите из списка направление сортировки записей по значениям этого поля.

4. Щелкните кнопкой мыши на первой ячейке строки Условие отбора . Введите выражение, задающее условие на значение поля. Например, чтобы отобразить заказы за период с начала года до текущей даты, введите в поле Дата выражение >= #01.01.2008# AND <= Date. Сведения о выражениях вы можете найти в подразд. «Условие на значение» выше.

5. Если требуется задать условие на значение еще одного поля, аналогичным образом заполните следующий столбец сетки.

6. Если требуется задать несколько групп условий, введите их в следующие строки таблицы. Запись таблицы попадет в результирующий набор, если она удовлетворяет одновременно всем условиям в какой-либо из строк. Иными словами, наборы записей, отобранные с помощью каждой строки расширенного фильтра, объединяются.

7. Чтобы отобразить результат фильтрации, нажмите на вкладке Главная кнопку Применить фильтр .

8. На основе расширенного фильтра можно быстро создать запрос. Для этого вернитесь на вкладку (или в окно) создания расширенного фильтра. На ленте откройте вкладку Главная , в группе команд Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и в появившемся меню выберите пункт Сохранить как запрос . В появившейся панели введите название запроса и нажмите кнопку ОК .

Итак, вы научились создавать фильтры всех четырех типов. Теперь рассмотрим последнюю в этой главе операцию, выполняемую с таблицей, – распечатку таблицы на принтере.

Печать таблицы

Если вам нужно вывести таблицу на печать, откройте ее в режиме таблицы, нажмите кнопку Office в левом верхнем углу главного окна и в появившемся меню выберите пункт Печать .

На экране появится окно Печать . В этом окне выберите принтер, с помощью которого нужно напечатать таблицу, и укажите параметры печати. Перечень этих параметров зависит от модели принтера. Нажмите кнопку ОК , чтобы запустить печать таблицы.

Более подробные сведения о печати документов приведены в справочной системе Windows ( Пуск ? Справка и поддержка , раздел Печать и факс ).

На этом завершается изучение работы с таблицами. Подведем итоги.

В этой главе вы узнали, как построить базу данных в программе Access: создать таблицы, создать поля таблиц, настроить свойства полей, определить ключевые поля, установить связи между таблицами. Освоены все операции, выполняемые с таблицей, в том числе ввод и редактирование, сортировка и фильтрация данных. Полученные знания и навыки пригодятся вам и в дальнейшем при работе с другими компонентами базы данных, в частности запросами.

Далее объектом изучения станут формы ввода данных. Их созданию и использованию посвящена следующая глава.

Создание новой формы

Изменение существующей формы

Печать формы

Работа с формой

Резюме

Формой называется объект базы данных, используемый для просмотра, ввода или изменения

данных. По сравнению с ручным вводом данных, интерфейс, основанный на формах, позволяет автоматизировать процесс путем добавления в форму функциональных элементов, ввести проверку данных, настроить представление данных для просмотра. Грамотно созданная форма ускоряет работу с базой данных и делает ее схожей с уже привычной для пользователя работой с окнами Windows. В Microsoft Office Access 2007 созданы новые средства создания и изменения форм, которые и будут рассмотрены в данной главе.

Microsoft Office Access 2007 предоставляет разнообразные способы создания форм в зависимости от необходимой функциональности и сложности. Можно создавать следующие виды форм:

• обычная форма с помощью инструмента Форма ;

• разделенная форма с помощью инструмента Разделенная форма ;

• обычная форма с помощью инструмента Несколько элементов ;

• обычная форма с помощью мастера форм;

• пустая форма.

Кроме того, уже созданная форма может быть доработана в режиме конструктора, где в нее могут быть добавлены элементы управления.

Детально рассмотрим каждый способ создания форм, используя для примеров учебную базу данных Отдел продаж .

Для начала изучите наиболее простые способы создания форм, когда большую часть работы за вас выполняет программа Microsoft Office Access 2007.

Создание формы с помощью инструмента Форма

Самый простой способ создания формы – это использование инструмента Форма .

1. Откройте базу данных Отдел продаж .

2. В области переходов щелкните кнопкой мыши дважды на названии таблицы Клиенты , чтобы открыть таблицу.

3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы щелкните кнопкой мыши на инструменте Форма

Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Автоматически созданная форма

Форма содержит все поля из таблицы Клиенты и отображает первую запись из таблицы. Кроме того, так как существует таблица Заказы , связанная с таблицей Клиенты отношением «один ко многим», в форму добавлена та часть таблицы Заказы , записи которой относятся к выбранному клиенту. Однако в случае существования нескольких таблиц, связанных с выбранной отношением «один ко многим», они не добавляются на форму, чтобы не загромождать ее.

4. Закройте форму. Перед закрытием появится окно запроса о сохранении формы.

5. Нажмите кнопку Да . Появится окно Сохранение (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Окно Сохранение

6. Введите имя для макета формы (например, Клиенты). Нажмите кнопку ОК .

Вы создали самую простую форму, но даже она обладает основными функциями формы, позволяющими вводить и редактировать данные. Кроме того, любая форма, даже созданная таким простым путем, может быть доработана в режиме конструктора.

Создание разделенной формы с помощью инструмента Разделенная форма

Разделенная форма – это форма, разделенная на две части: представление данных в виде формы и представление тех же данных в виде таблицы. Разделенные формы являются нововведением Microsoft Office Access 2007.

Разделенная форма создается так же легко, как и простая.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .

2. В области переходов щелкните дважды кнопкой мыши на названии таблицы Клиенты , чтобы открыть таблицу.

3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы нажмите кнопку Разделенная форма.

Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Разделенная форма