Чтение онлайн

Например, если заказ может содержать несколько наименований товаров (в отличие от нашего примера, где каждый заказ включает только одно наименование), то для поля Товар таблицы Заказы можно разрешить несколько значений (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Подстановка для многозначного поля

Работа с многозначными полями имеет ряд особенностей (см. раздел Структура базы данных ? Руководство по полям, одновременно допускающим несколько значений в справочной системе Access). В большинстве случаев вместо многозначных полей лучше использовать вспомогательную таблицу. Например, если потребуется включать

в заказ несколько наименований товаров, целесообразно создать вспомогательную таблицу Позиции заказа с полями:

• Товар – номер товара из таблицы Товары компании ;

• Количество – число товаров данного наименования в заказе;

• Заказ – номер заказа из таблицы Заказы компании .

При этом из таблицы Заказы компании поля Товар и Количество исключаются, так как они переносятся в дочернюю таблицу Позиции заказа . Таким образом, каждый заказ будет содержать одну или несколько позиций, то есть на запись таблицы Заказы компании будут ссылаться одна или нескольких записей таблицы Позиции заказа . Каждая позиция заказа будет соответствовать одному наименованию товара в заказе.

Так или иначе, возможностью установки флажка Разрешить несколько значений выбор параметров подстановки завершается.

10. Нажмите кнопку Готово .

11. Перед созданием связи с таблицей или отчетом – источником данных для подстановки – программа выведет панель с предложением сохранить текущую таблицу. Нажмите кнопку Да .

12. Чтобы протестировать созданную подстановку, перейдите в режим таблицы (кнопка Режим на вкладке Главная ). Щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца, для которого создавалась подстановка, и нажмите кнопку

в правой части ячейки. На экране появится созданная подстановка, в которой вы можете выбрать значение поля (см. рис. 2.9).

Итак, была рассмотрена процедура создания подстановки, источником значений для которой служит таблица или запрос. Следующий раздел посвящен созданию подстановки с заданными значениями.

Создание подстановки на основе фиксированного списка значений

Если вам нужно создать подстановку, источником данных для которой служит список введенных значений, выполните следующие действия.

1. В режиме конструктора выберите в списке полей то поле, для которого нужно создать список значений. Щелкните кнопкой мыши в ячейке с названием типа данных поля. В правой части ячейки появится кнопка

2. Нажмите кнопку

и в появившемся списке (см. рис. 2.5) выберите значение Мастер подстановок . На экране появится окно Создание подстановки (см. рис. 2.10).

3. Установите переключатель в положение Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее .

4. Введите количество столбцов (рис. 2.18). Затем щелкните кнопкой мыши в первой ячейке первого столбца и введите необходимое значение. Нажмите клавишу Tab для перехода к следующей ячейке. Введите таким образом весь набор значений для подстановки.

Рис. 2.18. Ввод списка значений

Подберите ширину столбцов в подстановке так, чтобы все значения отображались полностью. Нажмите кнопку Далее .

5. Если в подстановку включено несколько столбцов, выберите тот столбец, значения из которого нужно подставлять в ячейку таблицы (см. рис. 2.15). Щелкните кнопкой мыши на названии этого столбца и нажмите кнопку Далее .

6. В завершение создания подстановки (см. рис. 2.16) при необходимости измените название поля, для которого создается подстановка. Затем установите флажок Разрешить несколько значений , если необходимо, чтобы в поле можно было выбрать одновременно несколько значений из списка (как показано на рис. 2.17).

7. Нажмите кнопку Готово .

8. Чтобы протестировать созданную подстановку, перейдите в режим таблицы (кнопка Режим на вкладке Главная ). Щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца, для которого создавалась подстановка, и нажмите кнопку

в правой части ячейки. На экране появится созданная подстановка, в которой вы можете выбрать значение поля (см. рис. 2.9).

Рассмотрим следующее свойство поля – маску ввода.

Маска ввода

Маски ввода позволяют предотвратить ввод заведомо некорректных данных. Если вам точно известно, какие символы должно содержать значение поля (например, значение должно состоять только из цифр, или включать не более семи символов, или в номере телефона дефис должен разделять группы из двух цифр), вы можете задать маску, обеспечивающую выполнение этого условия.

Кроме того, маска отображается в поле, когда вы вводите значение. Таким образом, маска выполняет еще и функцию подсказки.

Создать маску вы можете вручную, введя значение свойства Маска ввода . Кроме того, вы можете использовать мастер масок, чтобы создать маску для ввода пароля или маску для ввода даты/времени.

Создание маски вручную

В значение свойства Маска ввода вы можете включить специальные символы и текстовые константы. Специальный символ определяет, какие символы разрешено или необходимо ввести в значении поля на той позиции, на которой в маске находится спецсимвол. Текстовые константы включаются в значение поля, их нельзя изменить или удалить.

Перечислим специальные символы, которые чаще всего используются в масках:

• 0 – обязательный ввод цифры;

• 9 – необязательный ввод цифры или пробела;

• # – ввод цифры, пробела, знаков + или – (если значение не введено, то эта позиция автоматически заполняется пробелом);

• L – обязательный ввод буквы;

• ? – необязательный ввод буквы или пробела;

• A – обязательный ввод буквы или цифры;

• a – необязательный ввод буквы, цифры или пробела;

• & – обязательный ввод произвольного символа или пробела;

• C – необязательный ввод произвольного символа или пробела;

• < – все символы справа от текущей позиции преобразуются к нижнему регистру;

• > – все символы справа от текущей позиции преобразуются к верхнему регистру.

Информацию о прочих, реже используемых символах вы можете получить в справочной системе Access в разделе Структура базы данных ? Создание маски ввода для ввода значений в поле или элемент управления в определенном формате .

Если маска, помимо специальных символов, содержит текстовые константы, то их заключают в кавычки. Если константа состоит из одного символа, можно вместо заключения в кавычки предварить этот символ знаком \ (например, если в маске ввести \\, то в значении поля появится один символ \). Кавычки и символ \ необходимы, чтобы отличать символы текстовой константы от специальных символов. Если вводимая вами константа не содержит символов, совпадающих с ними, вы можете не использовать кавычки и символ \: программа добавит их автоматически.