Чтение онлайн

Информация в ячейках может быть представлена в разных форматах: числовом, текстовом, денежном, в формате даты и т. д. Выбор формата производится в уже известном вам окне Формат ячеек. Следует учитывать, что при работе с числовыми данными в качестве разделителя целой и дробной частей по умолчанию используется запятая, а при работе с датами – точка. Числа и даты при вводе по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, а введенный текст – по левому.

Любую ячейку можно перетаскивать с одного места на другое вместе с содержимым. Для этого нужно подвести указатель мыши к границе вьщеленной ячейки (кроме правого нижнего угла) –

при этом появится крестик со стрелками. Теперь, нажав и удерживая левую кнопку мыши, можно перенести ячейку со всем ее содержимым в нужное место. Аналогичным образом можно перемещать выделенные диапазоны.

Примечание

Если ячейка или диапазон перемещаются в место, где уже есть какая-либо информация, то программа выдаст запрос о подтверждении замены имеющихся данных новыми. Перемещение будет выполнено только после утвердительного ответа.

Следует отметить, что перетаскивание ячеек и диапазонов возможно только в том случае, если в окне Параметры на вкладке Правка установлен флажок Перетаскивание ячеек. При этом дополнительный запрос о подтверждении замены имеющихся данных новыми выдается лишь при установленном флажке Предупреждать перед перезаписью ячеек.

Ячейки могут быть связаны между собой в различных вычислениях (сложение, вычитание и т. д.), а также в функциях. Одна и та же ячейка может участвовать одновременно в нескольких формулах или функциях.

Чтобы выделить ячейку, достаточно просто установить в нее курсор щелчком кнопкой мыши или с помощью клавиш управления курсором. Для выделения диапазона нужно нажать левую кнопку мыши и перетащить указатель в любое место в зависимости от требуемой величины диапазона. При этом первая ячейка диапазона (та, с которой началось выделение) останется белой, в то время как остальные ячейки станут серыми.

При необходимости можно выделить несколько ячеек, которые не входят в один диапазон, то есть расположены в разных местах рабочей области. Для этого нужно щелкать на требуемых ячейках, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl. Аналогичным образом осуществляется выделение сразу нескольких разных диапазонов.

В процессе работы может возникать следующая проблема: активная ячейка (в которой установлен курсор) пропала из поля видимости, например, в результате использования полосы прокрутки. Для быстрого перехода к активной ячейке следует нажать сочетание клавиш Ctrl+Backspace.

В любое место рабочей области при необходимости можно добавить ячейку. Для этого следует выполнить команду Вставка -> Ячейки или выбрать в контекстном меню пункт Добавить ячейки, затем в открывшемся окне Добавление ячеек (см. рис. 2.8) указать направление смещения имеющихся ячеек вместе с их содержимым для освобождения места под новую ячейку и нажать кнопку ОК.

Чтобы удалить содержимое ячейки, нужно выделить ее и нажать клавишу Delete (аналогичным образом можно очистить выделенный диапазон). Если же необходимо удалить не содержимое ячейки, а ее саму, то установите в нее курсор и выберите в контекстном меню пункт Удалить. В результате откроется окно Удаление ячеек (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Окно Удаление ячеек

В данном окне с помощью переключателя нужно указать требуемое направление сдвига – влево или вверх. В зависимости от выбранного варианта на место удаляемой ячейки будут перемещены соответствующие данные.

Возможности программы позволяют объединить несколько расположенных рядом

ячеек (при условии, что выделенный диапазон является прямоугольным). Для этого нужно выделить объединяемые ячейки, затем выполнить команду главного меню Формат -> Ячейки или нажать сочетание Ctrl+1 и в открывшемся окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание установить флажок объединение ячеек, после чего нажать кнопку ОК. Чтобы впоследствии убрать объединение, нужно выделить необходимую ячейку и снять данный флажок.

Некоторые пользователи испытывают затруднения при вводе данных в выделенный диапазон ячеек, хотя на самом деле это достаточно простой процесс. После выделения диапазона вводятся данные в первую его ячейку (которая не является затемненной), после чего для перехода к следующей ячейке нужно нажать клавишу Tab или Enter. Аналогичным образом осуществляется переход к остальным ячейкам диапазона и их заполнение. По окончании ввода данных для снятия выделения с диапазона следует нажать любую клавишу управления курсором.

При необходимости можно быстро заполнить весь выделенный диапазон одним и тем же значением. Для этого нужно ввести требуемое значение в первую ячейку диапазона и нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter.

Ввести в ячейку отрицательные данные можно одним из двух способов: поставить перед вводимым числом знак «минус» или заключить его в скобки (после нажатия клавиши Enter скобки будут преобразованы в знак «минус»). При необходимости можно сделать так, чтобы отрицательные значения выделялись красным цветом. Для этого нужно выделить ячейки, в которых находятся либо могут находиться отрицательные значения, и выполнить команду Формат -> Ячейки. В открывшемся окне Формат ячеек на вкладке Число в поле Числовые форматы нужно выбрать значение Числовой, после чего в правой части вкладки в области Отрицательные числа указать требуемый формат представления отрицательных чисел и нажать кнопку ОК.

Свои особенности имеются и при написании дробей. Дело в том, что при вводе дробного значения с использованием наклонной черты / (она называется «слэш») Excel автоматически преобразует его в дату. Например, набранное значение 1/5 после нажатия клавиши Enter будет автоматически переведено в 01.май, а в строке формул при выделении данной ячейки отобразится 01.05.2006 (указывается текущий год). Чтобы программа не преобразовывала дробные значения в дату, нужно сначала ввести 0, затем пробел и лишь после этого дробь.

Чтобы быстро преобразовать десятичные дроби в простые, нужно выделить соответствующие ячейки и в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Число выбрать формат Дробный, после чего в правой части вкладки указать требуемый способ отображения дробей и нажать кнопку ОК. Однако даже после этого в строке формул все равно будут отображаться десятичные дроби.

Текст в ячейку обычно вводят с клавиатуры. Если текст большого объема, то может создаваться видимость того, что он перекрывает содержимое соседних ячеек. Однако это лишь иллюзия, и введенный текст всегда остается в своей ячейке. Наглядно в этом можно убедиться следующим образом: нужно установить курсор в ячейку с введенным текстом и посмотреть на строку формул – в ней отобразится весь содержащийся в ячейке текст. Если после этого переместить курсор в соседнюю ячейку, которая якобы перекрыта, то в строке формул отобразится ее прежнее значение, что свидетельствует о том, что введенная ранее информация не пострадала.