Чтение онлайн

Для создания и редактирования таблиц предназначены два режима.

• Режим таблицы (рис. 2.1) предназначен для ввода, просмотра и редактирования записей. При вводе данных программа Access автоматически добавляет недостающие поля и определяет тип данных для этих полей.

Рис. 2.1. Режим таблицы

• Режим конструктора таблицы (рис. 2.2) предназначен для настройки свойств полей, таких как тип данных, значение по умолчанию, список возможных значений, маска значений и многих других.

Рис. 2.2. Конструктор таблицы

Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Режим , которая находится на ленте, на вкладках Главная , Режим таблицы или Конструктор (на всех вкладках эта кнопка крайняя слева). Кнопка меняет свой внешний вид. В режиме таблицы она выглядит так:

а в режиме конструктора так:

Работа с таблицей начинается с ее создания (см. подразд. «Создание таблицы»). Далее вы можете выбрать вариант действий по своему усмотрению:

• сразу ввести данные в режиме таблицы (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы»). При этом программа Access автоматически добавляет в таблицу необходимое количество полей и определяет типы данных для этих полей. Так, если введены буквы, полю будет присвоен тип данных Текстовый , если цифры – Числовой . Затем при необходимости можно настроить свойства полей в режиме конструктора (см. разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора»);

• вначале создать в конструкторе поля таблицы и указать их свойства, как это описано в разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора», а затем ввести информацию (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы»);

• при необходимости чередовать работу в режиме таблицы и в режиме конструктора. Например, создать часть полей в конструкторе, ввести некоторые данные и снова вернуться в режим конструктора и т. д.

Непосредственный ввод данных с автоматическим определением типов данных обычно используется для простых таблиц, не требующих или почти не требующих специальных манипуляций со свойствами полей. Работа в конструкторе предоставляет возможность более тонкой настройки, но и требует б о льших затрат времени.

Преимуществом создания полей в конструкторе является возможность задать свойства полей, ускоряющие ввод данных (например, список значений поля, значение по умолчанию) и уменьшающие количество случайных ошибок ввода (маска ввода, условия на значение и др.).

Приступая к работе с таблицами, начнем с изучения операций, выполняемых с таблицей как с единым целым.

Итак, вы открыли или создали базу данных (как это сделать, описано в разд. «Приступим к работе» в предыдущей главе). Теперь программа Access готова к работе с таблицами. Если вы создали пустую базу данных, программа автоматически создала и открыла новую пустую таблицу и вы можете начать заполнять эту таблицу (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы» и разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора»). Если вы создали базу данных на основе шаблона или работаете с существующей базой, вы можете создать новую таблицу или открыть ранее созданную.

Создание таблицы

Создать новую таблицу можно одним из следующих способов.

• Если вы желаете создать пустую таблицу, откройте на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Таблица или Конструктор таблиц . Программа Access создаст новую пустую таблицу и откроет ее, соответственно, в режиме таблицы или в режиме конструктора. Однако вы можете в любой момент переключиться на другой режим (см. разд. «Порядок работы с таблицами»).

• Если вы желаете создать типовую таблицу с помощью встроенного шаблона, откройте

на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Шаблоны таблиц . В появившемся меню выберите подходящий шаблон таблицы. Программа Access создаст новую таблицу с заданными в шаблоне полями и откроет ее в режиме таблицы. Таблицу, созданную по шаблону, вы можете редактировать так же, как и обычную таблицу: добавлять и удалять столбцы, создавать новые записи и т. п.

Чтобы сохранить созданную таблицу, нажмите сочетание клавиш Ctrl + S . При первом сохранении таблицы программа предложит ввести ее название.

Открытие таблицы

Чтобы вносить изменения в ранее созданную таблицу, ее нужно сначала открыть. Для этого дважды щелкните кнопкой мыши на ее названии в области переходов. Таблица будет открыта в режиме таблицы.

Переименование таблицы

Если вы хотите изменить название таблицы, сначала закройте ее, если она открыта. Для этого нажмите кнопку

в правом верхнем углу вкладки или окна, где таблица открыта.

В области переходов щелкните правой кнопкой мыши на названии таблицы и в появившемся контекстном меню выберите пункт Переименовать . Введите новое название таблицы и нажмите клавишу Enter . Новое название будет автоматически сохранено, и ссылки на переименованную таблицу будут обновлены.

Если таблица была переименована ошибочно, сразу же после переименования нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z для возврата прежнего названия.

Удаление таблицы

Перед удалением, как и перед переименованием, таблица должна быть закрыта. Чтобы закрыть таблицу, нажмите кнопку

в правом верхнем углу вкладки (или окна), в которой открыта таблица.

Если вы хотите удалить ошибочно созданную или ставшую ненужной таблицу, щелкните правой кнопкой мыши на ее названии в области переходов, а затем в появившемся контекстном меню выберите пункт Удалить. На экране появится панель, в которой нужно подтвердить удаление таблицы, нажав кнопку Да .

Если таблица была удалена ошибочно, сразу же после удаления нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z .

Теперь, когда были рассмотрены операции, выполняемые с таблицей в целом, перейдем к работе с отдельными записями и полями таблицы.

Итак, вы открыли или создали таблицу в режиме таблицы. Теперь вы можете редактировать данные: добавлять и удалять записи и поля, изменять названия и значения полей.

Для начала будет рассказано, как быстро ввести данные в пустую таблицу с автоматическим созданием полей. Далее будут описаны действия с отдельными записями и полями. Эти операции можно выполнять по мере необходимости на любом этапе работы с таблицей.

Заполнение пустой таблицы

Сразу же после создания пустой таблицы (с помощью кнопки Таблица на вкладке Создание ) в ней уже существует поле Код с типом данных Счетчик . Это первичный ключ, и в нем будет указан уникальный идентификатор записи. Это поле будет заполняться программой. Удалить ключевое поле можно только в режиме конструктора.

Чтобы заполнить таблицу, выполните следующие действия.

1. Курсор уже находится в первой ячейке таблицы под надписью Добавить поле (если нет – щелкните кнопкой мыши в этой ячейке). Введите значение соответствующего поля первой записи таблицы.