Чтение онлайн

3. В появившемся окне мастера экспорта следует задать имя, под которым будет сохранен создаваемый текстовый файл, и адрес, то есть место сохранения этого файла. Если текстовый файл с заданным именем уже существует, мастер предложит изменить имя либо заменить существующий под этим именем файл новым.

4. Чтобы просмотреть созданный файл сразу же после завершения процесса преобразования, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта , а затем нажмите кнопку OК .

5. Откроется окно Кодировка для файла (рис. 7.10), в котором необходимо выбрать кодировку сохраняемого файла. Вы можете оставить кодировку по умолчанию либо выбрать другую. Однако сейчас необходимо оставить без изменения значение Windows (по умолчанию) ,

после чего нажать кнопку OК .

Рис. 7.10. Выбор варианта кодировки

По окончании преобразования в указанном пользователем месте будет создан текстовый файл, содержащий экспортируемый отчет. При экспорте отчета в текстовый файл на последней странице мастера будут отображаться сведения о состоянии процесса.

Как и при экспорте в другие форматы, возможно сохранение основных параметров экспорта для быстрого повторения операции и создание задачи Outlook.

Экспортировать данные отчета в файл формата XML можно следующим образом.

1. Запустите мастер экспорта, для чего на вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Дополнительно , а затем в раскрывающемся списке вариантов преобразования выберите пункт XML-файл . На экране появится окно выбора места сохранения целевого файла.

2. В появившемся окне мастера экспорта укажите имя сохраняемого файла и место его сохранения, после чего нажмите кнопку OК .

3. В окне Экспорт XML (рис. 7.11) потребуется задать сведения для экспорта отчета в файл формата XML. При этом оставьте без изменения состояние по умолчанию – установленный флажок дан ные (XML) .

Рис. 7.11. Окно Экспорт XML

4. Задав установки, нажмите кнопку ОК .

Одним из возможных вариантов экспорта отчета Access 2007 является экспорт в файл формата HTML. Процесс преобразования заключается в выборе необходимого отчета, вызове мастера экспорта и определении необходимого формата для экспорта.

1. В данном случае на вкладке Внешние данные в группе Экспорт необходимо нажать кнопку Дополнительно и выбрать экспорт в Документ HTML .

2. В появившемся окне мастера экспорта задайте имя сохраняемого документа (в данном случае Товары.HTML) и укажите место сохранения файла. Нажмите кнопку OК .

3. Откроется окно Параметры вывода в формате HTML (рис. 7.12). Здесь необходимо выбрать шаблон HTML и кодировку для сохранения файла, отметив нужный вариант установкой переключателя в соответствующую позицию. Оставьте без изменения выбранный по умолчанию вариант по умолчанию , после чего нажмите кнопку OК .

Рис. 7.12. Окно Параметры вывода в формате HTML

Данные будут экспортированы в документ HTML. Конечный результат можно просмотреть в окне любого браузера.

Уже созданный и отредактированный отчет можно экспортировать в формат снимка, в таком случае конечный файл будет являться файлом формата SNP. Снимок отчета представляет собой файл, в котором содержатся копии всех страниц отчета, выполненных с высокой точностью воспроизведения. Отчет на таком снимке

будет иметь такой же тип форматирования, как и в Access 2007, и сохранит все визуальные элементы и графические объекты исходного отчета.

Средством просмотра таких снимков является Microsoft Snapshot Viewer, с помощью которого можно не только просматривать снимки, но и осуществлять их печать или отправлять снимки по почте. Данное приложение обладает довольно широкими возможностями, например, используя его, можно выполнить рассылку по электронной почте и публикацию отчетов. Кроме того, средство Snapshot Viewer позволяет быстро просматривать отчет и отправлять его на печать не полностью, а только отдельными страницами.

Программа Microsoft Snapshot Viewer является бесплатно распространяемой и вполне самостоятельной утилитой, то есть она не зависит от самого Access 2007 и может быть установлена без предварительной инсталляции пакета Microsoft Office.

Для создания снимка выбранного отчета необходимо выполнить следующие действия.

1. Вызовите мастер экспорта и при задании формата преобразования укажите вариант экспорта в формат Средство просмотра снимков .

2. Просмотреть созданный снимок отчета можно двумя способами: либо открыв файл, содержащий снимок, в таком случае приложение просмотра снимков запустится автоматически, либо, предварительно запустив приложение, выбрать нужный файл в меню Файл . Конечный результат открытия снимка представлен на рис. 7.13.

Рис. 7.13. Просмотр снимков отчета с помощью Snapshot Viewer

Программа просмотра снимков позволяет осуществлять отправку снимка отчета по электронной почте.

1. Чтобы переслать снимок отчета, необходимо в меню Файл выбрать команду Отправить . После этого откроется новое почтовое сообщение Microsoft Outlook 2007 или другой установленной пользователем почтовой программы, в которое будет автоматически добавлен снимок отчета в виде вложенного файла.

2. Далее в соответствующем поле необходимо ввести адрес получателя и с помощью кнопки Отправить переслать сообщение.

3. Печать осуществляется только для открытого снимка отчета. Вызвать окно печати можно двумя способами: выбрать в меню Файл команду Печать либо щелкнуть правой кнопкой мыши на снимке отчета, после чего отобразится контекстное меню, в котором необходимо выбрать команду Печать .

4. В открывшемся окне Печать укажите необходимые параметры печати: выберите принтер, задайте номера страниц, которые будут напечатаны, установите количество копий и способ раскладки.

5. После завершения выбора параметров нужно нажать кнопку Печатать .

Созданный снимок отчета можно опубликовать, то есть сохранить его в папке на веб-узле. Затем на веб-странице необходимо создать ссылку на снимок отчета, воспользовавшись средствами HTML. После этого ваш снимок станет доступен всем пользователям Интернета, просмотреть его можно с помощью любого браузера и программы просмотра снимков.

В Access 2007 работа с отчетами может осуществляться в нескольких режимах: предварительный просмотр, представление отчета, режим конструктора и режим макета. Чтобы правильно выбрать режим работы, необходимо четко определить, какие действия будут производиться над отчетом.

• Режим предварительного просмотра отображает отчет в том виде, в каком он будет напечатан, поэтому его целесообразно выбирать в том случае, когда отчет необходимо просмотреть перед отправкой на печать.

• Режим отчета является режимом просмотра отчетов, установленным по умолчанию. Этот режим удобен тем, что позволяет скопировать данные из отчета в буфер обмена и изменять состав выводимых для просмотра данных.

• Если необходимо внести изменения в отчет, редактировать данные либо изменить его структуру, то лучше использовать режим работы макета или режим конструктора.

В Access 2007 есть возможность переключения между различными режимами работы с отчетами, которое также можно осуществлять несколькими способами.